Zawarte w artykule informacje polecamy szczególnie ING Bank Śląski, Sądowi Rejonowemu w Bielsku-Białej  oraz wszystkim przedsiębiorcom i osobom fizycznym.

Wykazy archiwizowania i przechowywania akt, określają jej okres przechowywania. ale zbyt często  nie podajśą  momentu, od którego ten okres archiwizowania  należy liczyć.

Okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po roku, w którym nastąpiło ostateczne zakończenie spraw, których dokumentacja ta dotyczy. Jest to definicja potoczna, co prawda oddająca istotę sprawy, ale nieco odbiegająca od definicji urzędowej, mówiącej że okres ów liczy się w podany wyżej sposób „po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych" 

Nieprecyzyjne sformułowania

Te dwie z pozoru proste konstrukcje nastręczają  wielu kłopotów, bowiem wykazy akt, kwalifikując dokumentację, określają jej okres przechowywania np. na pięć lat – kategoria archiwalna B5.

Często jednak nie precyzują momentu, od którego ten okres należy liczyć, to znaczy:

- kiedy następuje zakończenie sprawy

- lub od kiedy dokumentacja traci praktyczne znaczenie dla danej instytucji oraz dla celów kontrolnych.

Przyjęto, że momentem zakończenia sprawy dla:

-
indywidualnej dokumentacji medycznej jest data ostatniego wpisu w tej dokumentacji,

-
akt personalnych jest dzień zakończenia pracy u danego pracodawcy,

-
akt normatywnych jest dzień uchylenia normatywu lub wejścia w życie nowego, regulującego tę samą materię,

-
umów i kontraktów jest dzień ich wygaśnięcia,

-
spraw sądowych prowadzonych przez organ lub urząd jest dzień uprawomocnienia się wyroku lub umorzenia sprawy. Uwaga! W sądach okresy te oblicza się według odrębnych przepisów oraz zupełnie innych zasad,

-
dokumentacji technicznej własnych lub użytkowanych obiektów, maszyn i urządzeń jest dzień zbycia, utraty lub zniszczenia (rozbiórki) budynku, maszyny, urządzenia,

-
polis ubezpieczeniowych jest dzień ich wygaśnięcia,

-
umów najmu lokali i nieruchomości jest dzień wygaśnięcia umów,

-
pozwoleń budowlanych, ich rejestrów i dokumentacji stanowiącej podstawę ich wydania w urzędach organów uprawnionych do wydania tych pozwoleń jest dzień zburzenia obiektu, którego pozwolenie dotyczy,

-
dowodów księgowych dotyczących finansowania inwestycji jest dzień jej zakończenia.

A jak długo należy przechowywać dowody księgowe ? 

Ustawa o rachunkowości (dalej u.o.r.) w art. 74 ust. 2 ustala następujące okresy przechowywania dowodów księgowych:

-
dotyczących wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;

-
dotyczących środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez pięć lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;

-
pozostałych dowodów księgowych i dokumentów – pięć lat.

Jednocześnie w art. 74. ust 3 u.o.r. ustala się, że okresy te  oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Widzimy, że chociaż mówi się ogólnie, iż dowody księgowe przechowuje się przez pięć lat, to faktycznie tak nie jest.

Przykład

Inwestycja rozpoczęła się 
w 2011 r., a zakończyła w 2014 r., pięcioletni okres przechowywania wszystkich dowodów księgowych dotyczących tej inwestycji rozpocznie bieg z dniem 1 stycznia 2015 roku. Analogicznie będziemy obliczali okres przechowywania dowodów księgowych spłat pożyczek, kredytów, umów handlowych itd. W sumie będzie to więc okres pięcioletni dla dowodów księgowych z 2014 r., sześcioletni dla dowodów z 2013 r., siedmioletni dla dowodów z 2012 r. itd.

Nasuwa się wniosek, aby dowody księgowe dotyczące inwestycji przechowywać odrębnie dla każdej inwestycji i przyjąć pięcioletni okres przechowywania całości od roku następnego po zakończeniu inwestycji! Niestety, może to być niezgodne z art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Jeszcze bardziej skomplikowany jest sposób obliczania okresu przechowywania dokumentacji służącej do obliczania podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) i fizycznych (PIT).

Stosownie do art. 86 par. 1. ustawy – Ordynacja podatkowa – podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zobowiązanie podatkowe np. PIT za rok 2000 r.  powstaje do 30 kwietnia   roku 2001. (art. 21 par.  1 i 2), a przedawnia się po pięciu latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku  czyli od 1 stycznia 2002 (art. 70 par. 1. tejże ustawy). Słowem zobowiązanie podatkowe PIT za 2000 r. wygasa z końcem 2006  r.

Zatem wszelkie dowody księgowe, muszą być przechowywane, licząc od roku obrachunkowego (w tym wypadku 2000) nie przez pięć, ale faktycznie przez sześć lat!

Sprawy pracownicze

Mamy wreszcie dokumentację osobową pracowników, którą, zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, przechowuje się przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy (art. 51 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach). Niegdyś zakładano, że nieletni, po ukończeniu szkoły podstawowej przeważnie w 15. roku życia, może podjąć naukę zawodu i być z tego tytułu objęty stosunkiem pracy, a będąc przy tym mężczyzną, będzie pracował do ukończenia 65. roku życia. Stąd się wziął pięćdziesięcioletni okres przechowywania dokumentacji osobowej.

Obecnie zapomniano jednak o dwóch istotnych w tej materii sprawach. Po pierwsze wiek emerytalny został w Polsce wydłużony o dwa lata, do 67 lat dla mężczyzn i kobiet. Po drugie – osiągnięcie wieku emerytalnego nie stanowi w naszym kraju, w przeciwieństwie np. do Szwecji, powodu do zwolnienia pracownika. Można wobec tego pracować jeszcze wiele lat po osiągnięciu 67. roku życia, zwłaszcza w administracji, gdzie proces zwalniania pracowników i urzędników służby cywilnej nie jest łatwy.

Widzimy więc, że pięćdziesięcioletni okres przechowywania akt personalnych należałoby obecnie wydłużyć, przynajmniej dla osób zatrudnionych przed 1999 rokiem, co wiąże się z obliczaniem tzw. kapitału początkowego. Odpowiedź na pytanie, o ile lat należałoby przedłużyć termin przechowywania akt osobowych, jest trudna. Pewnie powinno to być około 20 lat!

Autor: Eugeniusz Borodij, 
dyrektor Krajowego Centrum Edukacji Archiwalnej Stowarzyszenia Archiwistów Polskich

Więcej; http://prawo.rp.pl/artykul/1119212.html?print=tak&p=0

a jak to wygląda w urzędach:

http://prawo.rp.pl/artykul/1114334-Jak-akta-z-biurka-urzednika-trafiaja-do-archiwum-zakladowego.html?p=1